Das Weihnachtsgeschäft wird auch in diesem Jahr wieder die Kassen klingeln lassen. Die Finanzverwaltung verteilt hingegen keine Geschenke mehr. Die im BMF-Schreiben vom 26.11.2010 (BStBl I 2010, S. 1342) zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften (sog. „Kassenrichtlinie 2010“) bis zum 31.12.2016 geltende Übergangsregelung wird nicht verlängert. Sie gilt für Registrierkassen und weitere Geräte, die bis dato keine Einzelaufzeichnungs- sowie Speicherungs- bzw. Datenexportfunktion haben. Damit stehen die Geräte bei vielen Unternehmern nun selbst als Posten auf der Einkaufsliste. Welche Anforderungen ab 01.01.2017 gelten, hat der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) nachfolgend zusammengefasst.
Welche Geräte sind betroffen? Was bedeuten die Einzelaufzeichnungspflicht sowie die Regelungen zur Aufbewahrung?
Im Schreiben vom 26.11.2010 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die Anforderungen an die mittels
Registrierkassen,Waagen mit Registrierkassenfunktion,Taxametern sowieWegstreckenzählern
erfassten Geschäftsvorfälle dargelegt. Demnach müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten unveränderbar sowie vollständig aufgezeichnet und aufbewahrt werden. Dazu zählen auch die mit dem Gerät erstellten Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Eine Verdichtung dieser Daten oder allein die Speicherung der Rechnungsendsummen sind unzulässig. Darüber hinaus müssen alle einzeln aufgezeichneten Daten, d. h. neben den Journal- auch Auswertungs- und Programmierdaten sowie Stammdatenänderungen, revisionssicher gespeichert werden. Zudem müssen sie über die Dauer der Aufbewahrungsfrist (i. d. R. 10 Jahre) jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein. Das ausschließliche Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Diese Vorgaben müssten von der Kasse grundsätzlich selbst erfüllt werden. Reicht der Kassenspeicher nicht aus und ist auch keine Speichererweiterung möglich, müssen die Daten auf einem externen Datenträger, wie einem USB-Stick oder einer externen Festplatte, unter Einhaltung der o. g. Kriterien vorgehalten werden. Außerdem müssen in einem solchen Archivsystem auch die vorgenannten Auswertungen möglich sein. Das gilt entsprechend bei einem Wechsel des Kassensystems. Auch hier sind die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Kassendaten des Altsystems zu sichern. Die ausgeführten Pflichten gelten nicht nur für Buchführungspflichtige. Auch Steuerpflichtige, die ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln (sog. Einnahmenüberschussrechner) müssen sie beachten.
Was gilt es, noch zu beachten?
Die Aufbewahrungspflicht umfasst auch sonstige Organisationsunterlagen, wie z. B.
Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen, sämtliche Programmierprotokolle (wie beispielsweise über Artikelpreisänderungen, das Einrichten eines Bedieners oder Trainingskellners, über Berichteinstellungen und über die Änderung von Steuersätzen) sowie Struktur- und Verfahrensdokumentationen.
Empfehlenswert ist zudem, ungewöhnliche Vorfälle, wie den Defekt einer Registrierkasse oder Nachstornos, zu protokollieren bzw. zu dokumentieren. Zu berücksichtigen ist darüber hinaus, dass Kassensysteme zu Datenverarbeitungssystemen zählen. Damit gilt für sie gleichfalls die Verwaltungsanweisung zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ (v. 14.11.2014, BStBl I 2014, S. 1450). Diese Grundsätze legen u. a. die weiteren Anforderungen an eine softwaregestützte Kassenbuchführung fest, wie Beleg-, Grund(buch)aufzeichnungs- und Journalfunktion.
Gnadenfrist für nicht aufrüstbare „Altgeräte“ nur bis 31.12.2016
Für bauartbedingt nicht aufrüstbare Geräte hatte die Finanzverwaltung eine sog. Härtefallregelung geschaffen. Nur noch wenige Wochen, bis zum 31.12.2016, dürfen Steuerpflichtige die Kassen, die technisch nicht durch Softwareanpassungen und Speichererweiterungen den Anforderungen entsprechend aufgerüstet werden konnten, einsetzen. In diesen Fällen sollte ein Nachweis des Herstellers, dass ein Aufrüsten nicht möglich ist, den Buchführungsunterlagen beigefügt werden. War eine Softwareanpassung oder Speichererweiterung zur Erfüllung der Anforderungen der sog. „Kassenrichtlinie 2010“ möglich und ist bislang unterblieben, kann der Steuerpflichtige sich nicht auf die Übergangsregelung berufen.
Dem nicht genug: Das Kassengesetz bahnt sich an
Die elektronischen Kassen stehen auch weiterhin im Fokus. Mit dem Gesetzentwurf der Bundesregierung zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen plant der Gesetzgeber, die Anforderungen weiter anzuheben. Gegenwärtig sieht der Gesetzentwurf die Anwendung der neuen Vorgaben ab dem 01.01.2020 vor. Ein ggf. späterer Anwendungszeitpunkt ab 01.01.2023 ist noch in der Diskussion. Nähere Informationen zu den aktuellen Entwicklungen in diesem Gesetzgebungsverfahren können dem Stand der Gesetzgebung des DStV entnommen werden.
Nur bedingt zu empfehlen: Flucht in die offene Ladenkasse
Obgleich es aufgrund der Ballung von erhöhten Vorgaben vielleicht verlockend erscheint, dürfte eine Rückkehr zur offenen Ladenkasse in den wenigsten Fällen der richtige Weg sein. Die aufgezeigten Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung sind auch beim Einsatz von offenen Ladenkassen grundsätzlich zu beachten. Das heißt, auch hier ist prinzipiell die Aufzeichnung eines jeden einzelnen Handelsgeschäftes mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls erforderlich. Lediglich soweit nachweislich Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden, muss - wie bei Registrierkassen - die Pflicht zur Einzelaufzeichnung nicht erfüllt werden.
Zudem gewährt eine elektronische Registrierkasse dem Unternehmer einen gewissen Schutz. Denn durch sie können auch Diebstähle besser nachvollzogen werden. Schließlich sind elektronische Registrierkassen betriebswirtschaftlich betrachtet der Bargeldschublade klar überlegen, indem sie Auswertungen ausgeben und Vorsysteme angebunden werden können.
Mangelhafte Kassenführung - Unheil droht!
In einer aktuell veröffentlichten Information zur „Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung“ vom 31.10.2016 weist die Oberfinanzdirektion (OFD) Karlsruhe auf die Folgen einer mangelhaften Kassenführung hin. Die gesetzliche Vermutung der Richtigkeit der Kassenbuchführung erfordert, dass ein schlüssiger Nachweis hinsichtlich der Unveränderbarkeit der Einzelbuchungen und deren Zusammenführung bei der Erstellung steuerlicher Abschlüsse geführt werden kann (s. AEAO zu § 158 AO). Kann dieser nicht geführt werden, besteht das Risiko, dass der Betriebsprüfer die Kassenbuchführung wegen der nicht ordnungsgemäß aufgezeichneten Geschäftsvorfälle verwirft. Schlimmstenfalls kann dies, so die Finanzverwaltung, den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung nebst Schätzung der Besteuerungsgrundlagen zur Folge haben. Beim Vorliegen weiterer Differenzen ist auch die Einleitung eines Steuerstrafverfahrens nicht ausgeschlossen.
Handlungsempfehlungen des DStV
Damit Steuerpflichtige sich nicht der Gefahr von Hinzuschätzungen aussetzen, sind sie gut beraten, ihre Altgeräte soweit möglich schnellstens mit einem Update entsprechend der Anforderungen zum 01.01.2017 aufzurüsten. Geräte, die nicht aufrüstbar sind, sollten ab dem 01.01.2017 nicht mehr genutzt werden. Eine rechtzeitige Neuanschaffung ist dringend geboten.