Kleine Geschenke und Aufmerksamkeiten erhalten die Freundschaft, so sagt man. Aber es ist zu beachten, dass sie als Betriebsausgabe nur eingeschränkt den Gewinn des Unternehmens beeinflussen dürfen. Die Freigrenze liegt bei 35 EURO, das heißt, Geschenke an Geschäftspartner sind nur bis 35 Euro pro Jahr und Empfänger abzugsfähig. Doch wichtig: In der Buchführung sind die Aufwendungen für Geschenke dabei einzeln und getrennt auf separaten Buchführungskonten zu erfassen und die Rechnungsbelege mit den Namen der Empfänger zu ergänzen.
Erhält ein Geschäftspartner mehrere kleinere Geschenke, die erst in ihrer Summe die Freigrenze überschreiten, so sind dennoch alle Geschenke für den Geschäftspartner als nichtabzugsfähige Betriebsausgabe zu behandeln. Es kann keine Auswahl in abzugsfähige und nicht abzugsfähige Geschenke erfolgen. Die Betrachtungsweise ist dabei immer der einzelne Empfänger. Das Überschreiten der Freigrenze bedeutet auch, dass keine Vorsteuern abgezogen werden dürfen.
Doch auch auf der Seite des Beschenkten gilt es Vorschriften zu beachten: Damit der Beschenkten nicht noch Steuern auf sein Geschenk bezahlen muss, besteht die Möglichkeit, dass der schenkende Unternehmer eine pauschale Steuer von 30 % plus Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer zahlt. Jedoch ist die Möglichkeit der Pauschalierung nach oben auf einen Betrag von 10.000 Euro pro Empfänger und Jahr begrenzt.
Das betrieblich veranlasste Geschenk unterliegt damit der Besteuerung entweder beim Empfänger oder in der pauschalen Variante beim Schenkenden, unabhängig davon ob die Freigrenze von 35 Euro eingehalten oder überschritten wurde. Wird die Pauschalierung gewählt, so sind alle Geschenke an Geschäftspartner eines Jahres nach dieser Wahl zu besteuern.
Nicht in jedem Fall müssen Steuern gezahlt werden. In einem aktuellen BMF-Schreiben hat die Finanzverwaltung sich zu den Ausnahmen geäußert. Danach sind die Zuwendungen keine Geschenke, die der Geschäftspartner aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses erhält und die den Betrag von 60 Euro nicht überschreiten. Ein besonderes persönliches Ereignis ist zum Beispiel der runde Geburtstag oder auch die Geburt eines Kindes. Geschenke zu Weihnachten gehören allerdings nicht dazu. Eine weitere Erleichterung bilden die Zuwendungen im Wert von maximal 10 Euro. Sie unterliegen als Streuwerbeartikel auch nicht der Besteuerung. Prämien aus Vermittlung von Kunden, aber auch Gewinne aus Verlosungen und sonstigen Gewinnspielen werden nicht mehr als Geschenke im engeren Sinne angesehen und können deshalb nicht einer pauschalen Steuer unterworfen werden. Beim Empfänger der Prämien oder Gewinne kann es dennoch zu einer Besteuerung kommen.
Unbedingt beachten: Bei der Gewährung von Geschenken und Aufmerksamkeiten sollten immer genaue Aufzeichnungen geführt werden. Bei einer Betriebsprüfung könnte ansonsten bei fehlenden Angaben die komplette Streichung des Betriebsausgabenabzugs erfolgen. Dennoch werden die 30 % pauschale Steuer fällig.