DIe Aufgaben im Besteuerungsverfahren sind in Deutschland auf einzelne Finanzämter verteilt. So gibt es Wohnsitz-Finanzämter, die für die Veranlagung zur Einkommensteuer verantwortlich sind und Erbschaftsteuer-Finanzämter, die, wie es der Name schon sagt, die Veranlagung zur Erbschaftsteuer betreuen. Auch alle Schenkungen werden von ihnen steuerlich bearbeitet.
Notare, Kredit- und Versicherungsinstitute sind verpflichtet im Rahmen einer Erbschaft nicht nur den Vermögenswechsel zwischen dem Erblasser und dem Erben zu begleiten und durchzuführen, sondern auch unaufgefordert eine Mitteilung an das zuständige Erbschaftsteuer-Finanzamt zu übersenden. Damit erhalten die Finanzbehörden Kenntnis von Sachverhalten, die auch von Interesse bei der Veranlagung zur Einkommensteuer sein können. Ob und inwieweit das Wohnsitz-Finanzamt bereits alle wichtigen Sachverhalte kennt und der Besteuerung unterworfen hat, darüber hat das Erbschaftsteuer-Finanzamt keine Kenntnis. Aus diesem Grund werden zwischen den Finanzämtern Kontrollmitteilungen ausgetauscht.
Aktuell haben sich die Finanzbehörden darauf verständigt, dass die Erbschaftsteuer-Finanzämter Kontrollmitteilungen an das Wohnsitz-Finanzamt des Verstorbenen schreiben, wenn der Erblasser Vermögenswerte nach Abzug von Erblasserschulden, jedoch inklusive Zugewinnausgleichsansprüchen von mehr als 250.000 EUR hinterlässt. Das Wohnsitzfinanzamt des Erben erhält ebenfalls eine Kontrollmitteilung, wenn der Anteil am hinterlassenen Vermögen mehr als 250.000 EUR beträgt. Die Erstellung der Kontrollmitteilungen erfolgt unabhängig von der Höhe einer Erbschaftsteuerzahlung. Darüber hinaus haben die Erbschaftsteuer-Finanzämter jederzeit auch die Möglichkeit, aus anderen Anlässen Kontrollmitteilungen zu erstellen, wie z.B. für Grundstücksgeschäfte, Schenkungen etc.