Ein Geschäftsessen ist ein willkommener Anlass um Geschäftsbeziehungen anzubahnen oder zu vertiefen. Damit diese Bewirtungsaufwendungen auch als Betriebsausgaben anerkannt werden, müssen aber ein paar Dinge beachtet werden. Die Rechnungen müssen vor allem maschinell erstellt sein, eine Kreditkartenabrechnung oder ein Eigenbeleg reicht nicht aus. Darüber hinaus muss der Beleg folgende Angaben enthalten:
• Name und Anschrift der Gaststätte
• Tag der Bewirtung
• Rechnungsnummer
• Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der Gaststätte
• Höhe der Aufwendungen für die Speisen und Getränke (einzeln aufgelistet)
• Gesamtbetrag
• Bewirtungsanlass
• bewirtete Personen
Fehlt auch nur eine dieser Angaben, ist der Betriebsausgabenabzug in Gefahr. Ist aber alles korrekt ausgefüllt, so können 70 % der Aufwendungen steuerlich abgesetzt werden. Vorsteuerbeträge können sogar in voller Höhe geltend gemacht werden.
Achtung:Bei Rechnungsbeträgen über 150 Euro muss der Gastronom auch den Bewirtenden mit Name und Anschrift in der Rechnung angeben und den Umsatzsteuersatz sowie den Umsatzsteuerbetrag einzeln ausweisen.
Wer Wein ausschenkt, bewirtet ! Bereits der Ausschank von einem Glas Wein kann eine Bewirtung sein. Dies scheint zunächst logisch, denn ob ein Geschäftsabschluss in einer Gaststätte nur mit einem Umtrunk gefeiert wird oder mit einem mehrgängigen Menü, macht steuerlich keinen Unterschied. Doch was geschieht, wenn der kleine Umtrunk mit den Geschäftspartnern im eigenen Unternehmen stattfindet? Auch dann handelt es sich um eine Bewirtung, meinen zumindest die Münsteraner Finanzrichter. Nach ihrer Auffassung handelt es sich bei alkoholischen Getränken nicht mehr um kleine Aufmerksamkeiten, wie Kaffee oder Tee, sondern um echte geschäftlich veranlasste Bewirtungen, die den besonderen Auf-zeichnungspflichten und dem 30-prozentigen Betriebsausgabenabzugsverbot unterliegen. Somit ist auch die Gewährung von alkoholischen Getränken im eigenen Unternehmen eine Bewirtung, die den strengen Vorschriften genügen muss. Auch hier ist ein Bewirtungsbeleg mit der Benennung von Tag, Ort und Anlass der Bewirtung, den Namen der Teilnehmer und der Höhe der Aufwendungen in der Buchhaltung zu erfassen. Aufgrund des Fehlens eines Gaststättenbelegs muss der Unternehmer einen Eigenbeleg mit den vorgenannten Angaben erstellen. Nur so kann der Betriebsausgabenabzug zu 70 % steuerlich geltend gemacht werden. Die separate Verbuchung als Bewirtungsaufwendungen ist dabei ebenfalls notwendig.
Hinweis:Falls Sie alkoholhaltige Getränke, wie Wein, Bier oder Spirituosen für besondere Anlässe im Unternehmen vorrätig halten oder Snacks im Hause reichen, so sollten Sie besondere Listen zeitnah führen, in denen die Angaben zu Ort, Tag, Anlass und Teilnehmer, sowie Höhe der Aufwendungen, wie auf einem Bewirtungsbeleg, erfasst werden. Abziehbar sind nur übliche und angemessene Aufwendungen. So sind beispielsweise ein Geschäftsessen mit Nachtclubbesuch und privat veranlasste Bewirtungen, wie an Geburtstagen von Angehörigen, nicht absetzbar.