Ein Geschäftsessen ist ein angenehmer Anlass geschäftliche Beziehungen anzubahnen. Zur Anerkennung dieser Bewirtungsaufwendungen als betriebliche Kosten ist jedoch einiges zu beachten. Die Rechnungen müssen vor allem maschinell erstellt sein, eine Kreditkartenabrechnung oder ein Eigenbeleg reicht nicht aus. Darüber hinaus muss der Beleg folgende Angaben enthalten:
• Datum der Bewirtung
• Name und Anschrift des Restaurants
• Rechnungsnummer
• Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Restaurant
• Preise der Speisen und Getränke (einzeln aufgelistet)
• Gesamtbetrag
• Anlass der Bewirtung
• bewirtete Personen (einschließlich Gastgeber)
Fehlt auch nur eine dieser Angaben, ist der Betriebsausgabenabzug in Gefahr. Wenn alles korrekt ausgefüllt wird, können 70 % der Aufwendungen steuerlich abgesetzt werden. Vorsteuerbeträge können sogar in voller Höhe geltend gemacht werden. Bei Rechnungsbeträgen über 150 Euro muss der Gastwirt auch den Bewirtenden mit Name und Anschrift in der Rechnung angeben und den Umsatzsteuersatz sowie den Umsatzsteuerbetrag einzeln ausweisen.
Wer Wein ausschenkt, bewirtet! Bereits der Ausschank von einem Glas Wein kann eine Bewirtung sein. Dies scheint zunächst logisch, denn ob ein Geschäftsabschluss in einer Gaststätte nur mit einem Umtrunk gefeiert wird oder mit einem mehrgängigen Menü, macht steuerlich keinen Unterschied. Doch was geschieht, wenn der kleine Umtrunk mit den Geschäftspartnern im eigenen Unternehmen stattfindet? ImGegensatz zu kleinen Aufmerksamkeiten wie Kaffee oder Tee handelt es sich bei alkoholischen Getränken um echte geschäftlich veranlasste Bewirtungen, die den besonderen Aufzeichnungspflichten und dem 30-prozentigen Betriebsausgabenabzugsverbot unterliegen. Auch hier ist ein Bewirtungsbeleg mit der Benennung von Tag, Ort und Anlass der Bewirtung, den Namen der Teilnehmer und der Höhe der Aufwendungen in der Buchhaltung zu erfassen. Aufgrund des Fehlens eines Gaststättenbelegs muss der Unternehmer einen Eigenbeleg mit den vorgenannten Angaben erstellen. Nur so kann der Betriebsausgabenabzug zu 70 % steuerlich geltend gemacht werden. Die separate Verbuchung als Bewirtungsaufwendungen ist dabei ebenfalls notwendig.
Falls Sie alkoholhaltige Getränke, wie Wein, Bier oder Spirituosen bei besondere Anlässe im Unternehmen ausschenken, sollten Sie zeitnah dokumentieren, wen sie wann und warum und bewirtet haben.